Helsingborgs Kommun hanterar ungefär 1 000 ansökningar av sjuklön inom LSS (lagen om Stöd och Service) per år. Ofta måste flera av dem skickas tillbaka för kompletteringar. Det gör att ansökningar och kompletteringar lätt blandas ihop i olika pappershögar, försvinner i posthanteringen, eller på annat sätt malplaceras, samt att själva matchningsprocessen av kompletteringarna tar lång tid. Denna tid för administration tas från personalens värdefulla mänskliga kontakt med kund. Därför bestämde sig Helsingborgs vård och omsorgsförvaltning att tillsammans med Bitoreq automatisera sjuklönehanteringen.
Ingen vill ha det jobbet och det är ett väldigt tungrott arbete för handläggarna, säger Karin Fagerlund som tidigare varit LSS-handläggare i Helsingborgs Kommun.
Karin Fagerlund blev inkopplad som projektledare för automatiseringen för att ge en tydlig kravspecifikation på vad användarna skulle behöva. Applikationen byggdes och blev klar under 2018. Idag besparar förvaltningen 20-30 minuter per ärende genom automatiseringen. Det blir dryga 500 arbetstimmar per år som de istället kan lägga på kundkontakt och granskning.
Nu kan vi istället lägga mer tid till att handlägga ärenden snabbare och vara mer närvarande i den fysiska kundkontakten. För första gången på flera år ligger vi i fas med sjuklönehanteringen, säger Mikael Håkansson, myndighetschef på vård och omsorgsförvaltningen i Helsingborg.
Den automatiserade webbapplikationen är kopplad mot BankID och kontrollerar underskrift och att alla uppgifter är korrekta. Den ser även till att de ansökande påminns om läkarintyg om de varit sjuka mer än nio dagar. Tidigare har många ansökningar fått skickas tillbaka manuellt då de saknat detta intyg, men nu säger applikationen till automatiskt. Den ser även till att alla bilagor är med, att alla beräkningar är rätt, såsom lagstadgad pension, hur många timmar någon varit sjuk, med mera.
Vi har haft ett väldigt nära och bra samarbete med utvecklarna på Bitoreq. Tillsammans har vi hittat lösningar för att få en fungerande applikation. De står för de tekniska funktionerna medan vi står för kunskapen om verksamheten. Det är en perfekt matchmaking, säger Karin Fagerlund projektledare.
Sedan januari 2019 har Karin varit ute på olika assistansbolag för att lära dem den nya applikationen. Idag hanterar flera assistansbolag alla sina sjuklönehanteringar genom denna. Den genomgående reaktionen är att applikationen är väldigt lätt och smidig att hantera. Målet är att alla 60-70 assistansbolag som idag är kopplade till Helsingborgs kommun använder applikationen för att hantera ansökningar.
Arbetet har varit jättekul, jag blir stolt varje gång jag berättar om webbapplikationen. Jag hoppas att fler kommuner snappar upp det då det besparar mycket tid och pengar, samt miljö i papper och posthantering, säger Mikael Håkansson, myndighetschef.