Med hjälp av automatisering har Strängnäs kommun lyckats spara två tredjedelar av arbetstiden kring ekonomiskt bistånd. Denna tid kan nu istället läggas på att träffa invånarna och hjälpa dem till ett självständigt liv i arbete.
Strängnäs Kommun identifierade 2018 ett ökat behov att få fler invånare i arbete, då utanförskapet för invånare som uppbär ekonomiskt bistånd är stort och innebär höga kostnader för skattebetalarna. För att lyckas med detta skulle socialsekreterarna behöva ta en ännu mer aktiv roll genom hela processen att få folk i varaktigt arbete. Detta var inte möjligt med en traditionell manuell handläggning. Således behövde man förbättra arbetssättet för att skapa tid.
Genom ett flertal workshops och studiebesök hos andra kommuner, kom Strängnäs Kommun fram till att det går att automatisera mycket av processen för ekonomiskt bistånd. I januari 2019 påbörjades därför ett automatiseringsprojekt tillsammans med Bitoreq. I augusti samma år blev den sista releasen klart och hela lösningen därmed implementerad.
Bitoreq levererade inte det vi bad om utan att först förstå behovet. På så sätt har lösningen hela tiden utvecklats längs med vägen. Jag har jobbat inom IT länge, men detta är en av de få gångerna där man verkligen har varit agila.
Totalen blev bättre än alla hade tänkt, säger Frédéric Rambaud, digital strateg på Strängnäs kommun.
Idag har Strängnäs Kommun lyckats spara ungefär två tredjedelar av arbetet kring ekonomiskt bistånd med hjälp av automatisering. Denna tid kan nu istället läggas på att träffa invånarna och hjälpa dem till ett självständigt liv i arbete. Det är fortfarande socialsekreterarna som fattar beslut men underlaget tas fram av datorn.
Handläggarna som har studerat socialt arbete i fyra år får nu mer tid att träffa invånarna istället för att sitta framför datorn. Genom att hjälpa klienter till verkligt arbete beräknar vi kunna spara 4 miljoner om året, säger Frédéric Rambaud.
En nyckel till att Strängnäs har lyckats så bra med implementeringen var en modig organisation där cheferna redan från början hade samtal och informerade om de kommande förändringarna. De hade korta veckovisa informationsmöten där de rapporterade status för alla direkt och indirekt berörda. Medarbetarna fick på så sätt tid att bearbeta eventuella funderingar och ställa frågor under tidens gång.
Projektet beskrev vilka roller och arbetsuppgifter som skulle finnas efter projektet, medarbetarna kunde då önska sig till specifika tjänster. Efter omstruktureringen har nu nio av tio fått det som de önskade sig, säger Frédéric Rambaud.
Frederic Rambaud fortsätter:
Bitoreq spelar i samma liga som de riktigt stora företagen samtidigt som de låter oss ha kontroll över processen, därmed äger vi idag det förbättrade arbetssättet.