Effektivare hantering av orosanmälningar i Strängnäs 

När en orosanmälan kommer in till Strängnäs kommun är det oftast en robot som tar hand om registreringen. Roboten spar mycket tid åt socialsekreterarna som slipper mycket av administrationen och i stället kan ägna sig mer åt barnen och deras skydd. – Efter det att roboten har tagit över en stod del av handläggningen har medarbetarna fått en insikt i hur analoga moment kan stödjas av teknik och underlätta deras vardag, säger Frida Fallström, Verkssamhetsutvecklare, Strängnäs kommun.

I Strängnäs kommun tog administrationen kring orosanmälningar mycket värdefull tid. Nu har Bitoreq AB, tillsammans med kommunen, utvecklat en lösning som både förenklar vardagen samt ökar kvaliteten i handläggningen av orosanmälningar. Lösningen har resulterat i att socialsekreterarna inom Socialtjänsten i dag behöver ägna mindre tid åt administration och kan lägga mer tid på barnen. 

Lösningen bidrar på detta sätt både till ökad kvalitet för invånarna och till mer nöjda medarbetare, vars övertidstimmar minskats samtidigt som möjligheten att arbeta hemifrån öppnats. 

I takt med att orosanmälningarna ökade i Strängnäs kommun började utmaningarna hopa sig. Anmälningarna tog alltmer administrativ tid i anspråk för socialsekreterarna att hantera. Eftersom dessa måste hanteras skyndsamt blev det svårt för medarbetarna att få arbetsdagen att räcka till. De behövde lägga tid på administration i stället för att ägna sig åt att träffa barnen och göra den viktiga skyddsbedömningen. 

– Trots att många orosanmälningar gjordes via kommunens e-tjänst var det fortfarande tidskrävande att ta emot anmälningarna den vägen. Det fanns ingen integration mellan e-tjänsten och verksamhetssystemet och all information behövde föras in manuellt, berättar Frida Fallström, Verksamhetsutvecklare i Strängnäs kommun. 

Kommunen började då fundera på hur en IT-lösning skulle kunna frigöra tid för socialsekreterarna. 

– Bitoreq hade sedan tidigare hjälpt oss ta fram lösningar med RPA (Robotic Process Automation ). Bland annat en RPA-lösning för ekonomiskt bistånd. Därför var det naturligt för oss att ta fram en RPA-lösning tillsammans med Bitoreq även i detta projekt, säger Frida Fallström. 

Mål: Att frigöra tid och stärka kvalitet
Med målet att frigöra tid för medarbetarna samt att stärka kvaliteten kring hanteringen av orosanmälningar sattes arbetet med att utveckla RPA-lösningen i gång. 

En projektgrupp bestående av utvecklare från Bitoreq, socionomer på Socialtjänsten samt medarbetare på IT jobbade intensivt ihop för att utveckla lösningen. Efter sex månader var den redo att tas i bruk. 

Nu har roboten varit i gång sedan i november och i dag registrerar den drygt hälften av alla orosanmälningar som kommer in till kommunen, vilket motsvarar 80-90 registreringar i månaden. 

– Vi har inte mätt hur mycket tid vi spar på varje registrering, men det är inte det viktiga. Det viktiga är att den tid som socialsekreterare nu kan lägga på andra uppgifter än administration har ökat markant. 

Roboten – en möjliggörare på många sätt
I dag kommer all information från anmälaren automatiskt in i verksamhetssystemet. Om en anmälan görs klockan tio på förmiddagen har roboten registrerat allt i systemet tio minuter senare. Roboten har också tillgång till kommunens socialregister och kan se om barnet förekommer där sedan tidigare. Genom en koppling till befolkningsregistret kan den också upptäcka om det finns barn på samma adress som ska aktualiseras i de fall anmälan handlar om våld. 

– Allt detta är sådant som socialsekreteraren annars behövt kontrollera och föra in manuellt. Ofta i slutet på dagen efter samtal med barn och familjer. Detta är en stor skillnad mot tidigare. Nu är mycket av administrationen redan klar när socialsekreteraren nås av att en anmälan inkommit, säger Frida Fallström och tillägger: 

– Det nya systemet möjliggör också för medarbetare att jobba på distans. Nu kan de direkt se vad som kommit in i systemet även när de arbetar hemifrån. 

Kommunikation – en framgångsfaktor 

Frida Fallström tror att framgångsfaktorn i projektet har varit täta avstämningar mellan alla deltagare. IT och verksamheten har jobbat tätt tillsammans med Bitoreq och deras utvecklare både i förstudien och under utvecklingsfasen. 

– Bitoreq förstår oss och utifrån våra utmaningar har de utformat en tekniskt möjlig lösning. Det märks verkligen att de har erfarenhet av att jobba med socialtjänst sedan tidigare, säger hon. 

Bra mottagande internt
Enligt Frida Fallström har RPA-lösningen vidgat medarbetarnas perspektiv för vilket stöd digitalisering kan vara. 

– Medarbetarna har fått en insikt i hur analoga moment kan stödjas av teknik och underlätta deras vardag, vilket är kul. Nu ger de egna förslag på digitala lösningar som skulle kunna frigöra tid för de uppgifter de verkligen är utbildade för att göra. Vi samlar på oss deras idéer, men ännu är det inte riktigt dags för nästa steg. Först ska vi implementera och utvärdera denna lösning innan vi går vidare med nästa. 

6 fördelar med RPA-lösningen 

  • Tidsbesparande 
  • Mindre administration 
  • Ökad effektivitet 
  • Ökad kvalitet 
  • Färre övertidstimmar 

Tre framgångsfaktorer: 

Formulera en målbild.
Vilka arbetsmoment ska automatiseras och varför? Hela processen behöver inte automatiseras. Bara tidstjuvar och onödiga transporter av information. Grunda förändringen i att det finns en utmaning, eller ett behov som behöver någon form av stöd. 

Jobba tillsammans.
Det är viktigt att både de som ska nyttja lösningen och IT är med i projektet. IT-avdelningen har kunskap om de tekniska förutsättningarna medan de som jobbar i verksamheten vet var tidstjuvarna finns. Medarbetare som deltar i projektet kan stödja andra medarbetare efter implementation. 

God kommunikation.
Detta är viktigt under hela förarbetet, men även när systemet är implementerat. Då behövs löpande kontakt för fortsatt drift och support, i samband med vidareutveckling och uppdateringar.